Formation commune

Formation commune

Au lycée Lakanal de Sceaux, l’opération Lilie a bel et bien débuté avec la formation de l’ensemble des personnels de l’établissement à l’utilisation de l’ENT. Un signal fort de l’équipe de direction qui entend tirer parti de la puissance de l’ENT en l’utilisant comme canal principal pour la communication au sein de l’établissement.

le lycée Lakanal de sceaux

Ils sont quatre groupes, ce matin, à prendre en main l’ENT Lilie avec l’appui des formateurs de la Direction Académique au Numérique du rectorat (DANE). Parmi eux des enseignants bien sûr, mais aussi des infirmières scolaires, des surveillants, des conseillers principaux d’éducation, des laborantins et des agents techniques qui assurent l’accueil, le ménage, l’entretien du jardin, ou qui s’occupent encore du service de restauration ou de la lingerie. La communication de l’ensemble de l’établissement passera désormais par Lilie, il est donc essentiel que tous les membres qui lui sont attachés puissent se repérer dans le fonctionnement de l’ENT.
 
le parc du lycée

La diversité des profils au sein des groupes reflète celle de la communauté éducative. La formation commune va permettre de resserrer les liens entre ses membres.  L’utilisation de l’ENT va d’ailleurs dans le même sens : chacun pourra y retrouver des informations sur la vie de l’établissement et communiquer facilement avec l’un ou l’autre, enseignant, parent, agent, élève. « L’ENT va rapprocher tout le monde », affirme d’ailleurs l’un des formateurs de la DANE, « il peut contribuer à forger un sentiment d’appartenance ».


première réunion de rentrée pour l'ensemble des personnels 
L’ensemble des personnels réunis au grand complet, tous corps de métiers confondus, lundi 21 août pour la réunion de pré-rentrée.

Au fait, Lilie… c’est qui ?

La question est posée dans le groupe qu’anime Christian Lefebvre, l’un des formateurs de la DANE. Pour certains futurs utilisateurs, elle est en effet bien mystérieuse, cette Lilie. « En fait, on va plutôt se demander : Lilie c’est quoi ? » reprend le formateur en souriant. Lilie c’est un ENT, et plus précisément, le nom de la solution ENT utilisée dans les lycées d’Ile-de-France. Il s’agit d’une plateforme en ligne qui donne accès, avec un seul mot de passe, à un ensemble de services numériques : une messagerie, un espace de travail, des ressources pédagogiques en ligne, une application pour réserver des salles ou du matériel et, bien sûr, les notes, les absences, etc.

On y retrouve également toute l’actualité de la vie de l’établissement. « L’ENT, c’est un outil très puissant pour la communication, et pour valoriser le travail réalisé » précise Christian, « Dans l’ENT, on publie, c’est une activité importante : on publie des documents et des informations qui se retrouvent rapidement à la disposition des utilisateurs, de façon individuelle ou collective ».

La formation s’est concentrée ce matin sur l’utilisation de deux services essentiels : la messagerie et l’espace de travail. Ils serviront de « porte d’entrée » dans l’appropriation de l’ENT par la communauté éducative.

atelier de formation Lilie 

La messagerie

Elle permet d’échanger avec n’importe quel membre de l’établissement, puisque chacun dispose d’une adresse dans l’ENT. Cette adresse, pas besoin de la connaître, il suffit de rechercher le nom de son contact dans l’annuaire et de l’entrer comme destinataire du message. On peut également y ajouter une pièce jointe ou une photo en les faisant simplement glisser dans le mail : « jusqu’à 14 Mo, davantage que pour une messagerie ordinaire ! » précise le formateur. Différentes questions ont été posées au cours de la matinée.

Peut- on envoyer un message à depuis Lilie à quelqu’un d’extérieur ?

Non, pour l’instant cela n’est pas possible. L’ENT permet d’échanger avec tous les membres de l’établissement, mais avec eux seulement. Il permet de communiquer à l’intérieur de la communauté éducative : professeurs, parents, professeurs, membres de l’administration etc. On se sert de Lilie pour gérer les affaires qui concernent le lycée. 

Quelle différence avec la messagerie académique ?

Certains personnels de l’établissement, les professeurs notamment, disposent d’une adresse mail académique dont la grammaire s’achève par « @ac-versailles.fr ». Il s’agit d’une adresse mail professionnelle, à ne pas confondre avec la messagerie de l’ENT. Elle sert par exemple aux échanges avec les institutions (académie, entreprises etc.). Les deux messageries sont complémentaires, elles ne se confondent pas.

Puis-je être averti de l’arrivée de nouveaux messages sans me connecter à l’ENT ?

Oui ! Lorsqu’on m’envoie un message dans l’ENT, j’en reçois automatiquement une copie sur l’adresse que j’ai renseignée lors de l’inscription. Je suis ainsi averti de la réception d’un nouvel e-mail sans avoir à entrer dans l’ENT. En revanche, je dois me connecter pour y répondre.

atelier Lilie à Lakanal

 

L’espace de travail

Nicolas Girardie, formateur de la DANE, présente les dossiers qui structurent l’espace de travail : espace personnel, espace établissement, casier, partagé avec moi. Alain Bénard qui passait par là présente l’organisation qu’il propose pour l’espace établissement. Mais ce sera la commission numérique de l’établissement qui décidera in fine. Il est important pour tous les usagers de l’ENT qu’ils puissent retrouver les documents que les services administratifs mettent à leur disposition.

Plusieurs exercices sont ensuite proposés par le formateur aux stagiaires pour leur permettre de découvrir, prendre en main et bien comprendre le fonctionnement de l’espace personnel, du casier et du partage de documents. Ces services seront surtout utiles aux professeurs mais tous les stagiaires participent avec sérieux et application aux activités proposées. Gérard Arrault, secrétaire de la Proviseure, découvre ces fonctions avec un peu d’anxiété mais il sait qu’il va devoir s’en servir au quotidien : « je pressens que ça me sera très utile… ».

L'atelier de Nicolas Girardie

Dans l’un des dossiers de l’espace établissement, le formateur a enregistré un fichier « sondage ». Chaque stagiaire va devoir aller le chercher, l’ouvrir avec Open Office, répondre brièvement aux trois questions posées à propos de la formation, enregistrer le fichier sur le bureau du poste de travail, copier ensuite ce fichier dans l’espace personnel puis l’envoyer dans le casier du formateur. Ouf !

L’exercice n’est pas facile, il nécessite de la concentration. Il ne faut manquer aucune étape, ne pas se perdre dans les dossiers ni dans le fil de l’action. Certains y parviennent assez vite, pour d’autres c’est plus laborieux mais au final, tous réussiront et le formateur pourra constater qu’il a autant de fichiers reçus dans son casier que de stagiaires devant lui.


Retours à chaud

Qu’en pensent ceux qui ont suivi la formation ? Si certains voient bien dans les fonctionnalités de Lilie des applications immédiates, d’autres ont un peu plus de mal à se projeter dans une utilisation quotidienne. C’est le cas de José et Philippe qui s’occupent à eux deux de l’immense parc de six hectares qui borde le lycée. «On n’a pas d’ordinateur au fond du jardin », glissent-ils, idem à la lingerie qui n’est pas encore équipée.

Sundar de son côté surveille l’internat en parallèle de sa préparation à l’ENA : « Il n’y a pas de connexion dans la chambre du maître d’internat, pour l’instant, je me sers de mon téléphone, ou alors il faut aller à la bibliothèque universitaire. Mais là, la formation m’a donné des idées sur la façon d’utiliser l’ENT : j’ai beaucoup de documents transmettre à l’administration, et là si je peux juste créer un dossier et le partager, cela ira très vite ! D’ailleurs j’ai déjà commencé à envoyer des e-mails… »

atelier Lilie à Lakanal
    
Une chose est sûre : pour inciter l’ensemble de la communauté éducative à se rendre sur l’ENT, il faut qu’il soit alimenté et permette ainsi à chacun de trouver les informations qui l’intéressent.

Quelques recommandations

Pour finir la présentation, trois recommandations pratiques importantes à avoir en tête avant de se connecter Lilie, sont rappelées par les formateurs :

1° Utiliser le navigateur Firefox : il s’agit d’un navigateur fiable et avec lequel le fonctionnement de Lilie est optimal. « En plus, il n’y a pas de grande firme commerciale derrière », précise Christian.
2° Taper ‘Lilie’ dans la barre de recherche, si le raccourci n’est pas sur le bureau : « Sur Google par exemple, c’est le premier lien qui apparaît, il suffit de cliquer dessus pour accéder au site et s’identifier. »
3° Préférer le fil d’Ariane plutôt que les flèches du navigateur pour revenir en arrière dans les pages de l’ENT.