Du bon usage de la messagerie

Du bon usage de la messagerie

On ne dira jamais assez l’intérêt du service de messagerie de l’ENT. C’est le service de communication interpersonnelle de toute la communauté éducative, sans égal en termes d’utilité et de facilité d’accès. Mais beaucoup de ses vertus restent encore aujourd’hui peu explorées et peu exploitées.

Accueil vidéo messagerie

La messagerie sert à adresser des messages (d’où son nom…) mais également à transmettre des documents numériques.

Pour ce second type d’usage, il existe d’autres moyens, considérés comme meilleurs. Par exemple, celui consistant à déposer les documents à transmettre dans un espace de stockage partagé. Moyen certes plus efficace et plus économique, mais aussi plus exigeant et un peu moins immédiat que le précédent. C’est sans doute pour cette raison que la première version de la messagerie de Lilie qui, fort vertueusement, ne permettait pas d’attacher un document à un message, obligeant ainsi les usagers à recourir à la « bonne » méthode, a dû être remplacée par une messagerie plus ordinaire mais aussi plus conforme aux attentes des utilisateurs. Cette nouvelle messagerie qui répond au nom de Zimbra permet tout, ou presque…

Usages et usagers

Pour parler utilement de la messagerie de l’ENT, il faut distinguer 4 groupes d’utilisateurs et rappeler quels sont leurs usages actuels. Ils sont résumés dans le schéma suivant.

Tableau des usages de la messagerie

Tableau synoptique des usages de la messagerie par quatre types d'utilisateurs

Les usages sont systématiques lorsqu’ils sont généralisés à l’ensemble des membres de deux groupes. Ils peuvent être limités à une classe (par exemple entre les professeurs et les élèves d’une classe). On parle d’usages ponctuels lorsqu’ils impliquent deux personnes sur un sujet les concernant en propre. Le tableau rappelle que les usages de la messagerie par les élèves sont les moins développés : ils se limitent à  des échanges avec leurs professeurs. Les usages systématiques ne concernent que l’équipe de direction et les enseignants.

Rien ne dit que les usages de la messagerie soient condamnés à demeurer en l’état.

Pour que le service soit davantage utilisé, il faut certainement que le désir de communiquer s’accroisse dans les établissements mais il faut également, de façon plus prosaïque, que l’outil soit mieux maitrisé par les utilisateurs qu’il ne l’est aujourd’hui.

Redirection des mails

De nombreux utilisateurs de messagerie électronique ont pris l’habitude de regrouper les messages qui leur sont envoyés sur plusieurs adresses (personnelle, professionnelle) vers une adresse unique (par exemple celle de Gmail). Il leur faut pour cela activer, sur chacun de leurs services de messagerie, une commande dite de redirection. Or, cette opération n’est pas toujours familière aux élèves mais aussi à certains parents ou à certains enseignants.

C’est à leur intention qu’Hervé Poullard, administrateur de Lilie au lycée Darius Milhaud de Kremlin Bicêtre, a réalisé une vidéo, par bonheur accessible sur la page publique de l’ENT, qui explique comment rediriger les messages de l’ENT vers une adresse personnelle.

Pour pouvoir consulter la vidéo, il est nécessaire d’installer sur son PC un lecteur de vidéos au format flv, le plus courant étant VLC Media Player.

Ecran d'accueil Darius Milhaud

Page publique du lycée Darius Milhaud au Kremlin Bicêtre (académie de Créteil)

On ne répond pas !

Dans la vidéo, Hervé insiste sur un point important. La messagerie de l’ENT est avant tout une messagerie interne. Elle est conçue pour fonctionner au sein de la communauté des usagers de l’ENT, c’est une caractéristique importante : la messagerie de Lilie peut envoyer des messages vers l’extérieur mais elle ne reçoit rien venant de l'extérieur.

Conséquence de cette règle : lorsqu’un message en provenance de la messagerie de Lilie, à la suite d'une redirection, est reçu sur une messagerie extérieure, il n'est pas possible d'y répondre directement, la réponse se heurterait alors à une porte qui laisse les messages sortir mais n'en laisse aucun entrer.

Redirection des messages

Principe de redirection des mails vers une messagerie extérieure et du blocage de la réponse

L'en-tête du message redirigé contient le lien vers la messagerie de l'ENT à partir de laquelle il sera possible de répondre, après s'être authentifié bien sûr.

Cette contrainte est parfois ressentie comme un inconvénient par les utilisateurs de l’ENT. Mais il est utile de bien comprendre qu'elle est la conséquence logique du caractère "interne" de la messagerie de Lilie.

Si l'on souhaite éviter ce désagrément passager, Hervé recommande de choisir la solution de la de notification. Plutôt que de rediriger les messages eux-mêmes vers une adresse extérieure, il est en effet possible de se limiter à un message de notification : « un message est arrivé sur votre messagerie Lilie tel jour à telle heure ». Pour en prendre connaissance, vous devrez vous connecter à l’ENT, consulter le message et y répondre sans difficulté puisque vous serez alors « chez Lilie »

Nous recommandons aux usagers de Lilie de réfléchir à l’alternative offerte par le service de messagerie et nous permettons de leur signaler que la solution de la notification présente des avantages qui pourraient justifier qu’ils la préfèrent…

En résumé…

Résumons donc. Les deux choses à savoir :

  • La messagerie de Lilie permet de rediriger les messages reçus vers une messagerie extérieure…
  • mais elle permet aussi de notifier la réception de message reçu sur une adresse extérieure.

La deuxième solution présente l’avantage d’être une invitation à se connecter à Lilie pour voir de quoi il retourne et peut-être aussi d’autres choses…

Fenêtre préférences

L’option « Envoyer un mail de notification est accessible par l’onglet « Préférences » puis dans le cadre « Réception des mails ».