Courriers à tout vent

Courriers à tout vent

Les derniers reportages dans les lycées utilisateurs de Lilie nous ont montré à quel point le service de messagerie occupe une position centrale dans l’ENT. C’est l’occasion de faire le point sur les deux atouts principaux du service et les règles d’usages.

Hokusai, coup de vent

La messagerie de Lilie est techniquement basée sur la solution Zimbra qui offre des fonctionnalités classiques, bien adaptées au contexte scolaire. Comme service de l’ENT, elle présente deux avantages décisifs: elle est d’abord un moyen de communication interpersonnelle pour toute la communauté; elle est ensuite un moyen de diffusion de messages à des groupes.

One to One

La messagerie interne est le moyen de communication de toute la communauté éducative : élèves, personnels du lycée, parents, c’est-à-dire de toutes les personnes qui figurent dans l’annuaire de l’ENT. Grâce à la messagerie interne, l’expéditeur n’est plus tributaire de la connaissance d’adresses personnelles, toujours susceptible de changer. Il lui suffit de connaitre le nom ou la fonction du destinataire de son message.

L’égalité ne règne cependant pas dans l’ENT. Tous les usagers de la messagerie ne disposent pas en effet des mêmes droits. Les parents et les élèves ne voient et donc ne peuvent sélectionner comme destinataires de leurs messages que les professeurs, les élèves et les parents de leur classe. C’est une restriction discutable, établie par prudence au lancement du projet. Elle pourrait être remise en cause à l’occasion d’une nouvelle version de Lilie. En revanche, les personnels de l'établissement, avec quelques nuances selon la fonction qu'ils exercent, ont accès à la quasi-totalité de l'annuaire dans leur compte de messagerie.

L’administrateur local de l’ENT peut étendre les droits de certains usagers. Il peut par exemple donner les droits d’accès d’un délégué de parents d’élèves à la totalité des parents et des personnels du lycée ou de la cité scolaire. Mais ces opérations doivent être effectuées au cas par cas.

One to Many

Deuxième atout de la messagerie et non des moindres : adresser, d'un seul geste, un message à un groupe de personnes.

Il existe deux catégories de groupes dans Lilie : les groupes de scolarité qui sont les groupes constitués à partir de la structure pédagogique de l’l'établissement : les classes (divisions) et les groupes d’enseignement (regroupements d’élèves de classes différentes pour un enseignement optionnel par exemple, demi-classes), les niveaux et filières, les disciplines.

Sont ainsi créés, en début d’année scolaire et de façon automatiques, de nombreux groupes parmi lesquels :

Les groupes d'enseignants

  • de l’établissement
  • principaux
  • d’une classe ou d’un groupe d’enseignement
  • d’une discipline
  • d’une filière

Les groupes d'élèves ou de parents

  • de l’établissement
  • d’une classe ou d’un groupe d’enseignement
  • d’une filière

Il existe également un groupe comprenant tous les personnels de l’établissement et un autre comprenant tous les invités, des personnes extérieures à l’établissement mais engagées dans un partenariat avec lui.

En dehors des groupes de scolarité qui sont créés et mis à jour de façon automatique, il existe des groupes locaux, créés par un personnel de l’établissement, pour des besoins particuliers, un club, un projet ou une action pédagogique.

Pas à pas

L’utilisation des groupes est notoirement utile pour l’équipe de direction de l’établissement. Lorsque le proviseur par exemple veut envoyer un message à tous les professeurs, il lui suffit d’ouvrir la messagerie et de sélectionner le groupe « enseignants de l’établissement » comme destinataire et l’affaire est entendue. Il lui est tout aussi facile d’envoyer un message à tous les professeurs principaux, à tous les professeurs de Terminale ou à ceux de la Seconde 4.

L'avantage décisif ici est que la composition des groupes et les adresses sont mis à jour en permanence puisque les changements d'affectation des personnes dans les groupes de scolarité sont intégrés automatiquement et quotidiennement dans l'annuaire.

En pratique, les groupes sont sélectionnés dans une fenêtre qui s’ouvre après un clic sur la commande « A… » du message à envoyer. Cette fenêtre permet de "piocher" dans l'annuaire, soit des individus en saisissant le début de leur nom (dans la fenêtre Rechercher"), soit en sélectionnant habilement dans les menus qui se trouvent en dessous.

Quelques exemples des nombreuses possibilités offertes sont présentées ci-dessous.

Fenêtre de sélection du profil

Ici, on a choisi "Groupes scolarité" dans l'onglet "Type de groupe". On doit à présent opter pour l'un des quatre Profils, Elève, Enseignant, Parent ou Personnel, selon le groupe auquel on destine son message

Fenêtre de sélection d'une fonction

Si l'on choisit le Profil Personnel, un nouveau menu peut alors être ouvert dans lequel les différentes Fonctions des Personnels non enseignants de l'établissement apparaissent. 

Fenêtre de sélection d'une classe

Si l'on a choisi le profil Enseignant, on peut ensuite choisir entre les Niveaux et les Disciplines. Ici, on a choisi le Niveau Troisième Générale, ce qui permet d'afficher la liste des 25 classes et groupes d'enseignement corresponsants dans laquelle il suffira de choisir la totalité de ces groupes ou certains d'entre eux seulement.

A lire ailleurs

Hervé et Emilie, professeurs

Hervé et Emilie, professeurs au lycée Charles de Gaulle de Poissy, ont inventé un jeu de rôle qui exloite la messagerie de Lilie


Sylvie Charbonnel et Karine Farraire

Pour Sylvie Charbonnel, proviseure du lycée Appolinaire à Thiais et Karine Farraire son adjointe, la messagerie est un outil de travail et de communication quotidien.


Accès au tutoriel d'Hervé Poullard

Hervé Poullard (Lycée Darius Milhaud au Kremlin-Bicêtre) a réalisé un tutoriel vidéo où la procédure d'envoi de messages à un groupe est expliquée et illustrée de la façon la plus claire.

Rechercher un article