Changement d'année (3/3)

Changement d'année (3/3)

Fin de notre feuilleton consacré à la gestion des comptes utilisateurs lors du changement d'année scolaire, moment de grand chambardement pour Lilie puisqu'il donne lieu à une modification profonde de l'annuaire des utilisateurs et des données qui lui sont attachées. C'est l'occasion d'une mise au net sur le cycle de vie des comptes utilisateurs. 

Bougies
Troisième et dernier épisode de notre feuilleton consacré à la gestion des comptes utilisateurs lors du changement d'année scolaire, moment de grand chambardement pour Lilie puisqu'il donne lieu à une modification profonde de l'annuaire des utilisateurs et des données qui lui sont attachées.

C'est l'occasion d'une mise au point sur le cycle de vie des comptes utilisateurs.

Cycle de vie des comptes utilisateurs

Dans Lilie, à chaque utilisateur est associé un compte, un enregistrement informatique caractérisé, entre autres, par ce que l'on appelle son état. Le cycle de vie du compte utilisateur, comme tout cycle de vie pourrait-on dire, le fait passer par différents états qui commencent et finissent tous de la même façon : le début, la fin, inexorable...

Compte actifUn compte utilisateur est créé lors d'une importation de l'annuaire fédérateur faisant apparaître un nouvel « ayant-droit » pour l'usage de l'ENT.

Un compte peut être aussi créé de l'intérieur de l'ENT par l'administrateur local. C'est le cas par exemple des comptes 'invités'.

A sa naissance, le compte est inactif. C'est l'utilisateur lui-même qui va le rendre actif en y accédant une première fois. Par la suite, le compte est maintenu actif aussi longtemps que l'utilisateur reste enregistré dans l'annuaire de Lilie, c'est-à-dire jusqu'à ce qu'il quitte l'établissement, soit retiré de l'annuaire fédérateur puis de l'annuaire de l'ENT  lors de la synchronisation qui suivra.

InactifLa fin de vie du compte se déroule en deux temps : le compte est supprimé logiquement dans un premier temps, physiquement ensuite.

La suppression logique maintient le compte dans son état actif (l'ENT est accessible dans les mêmes conditions) mais les liens logiques du compte avec des groupes de scolarité (classes, groupes d'options) sont inhibés.

La suppression physique correspond à un effacement définitif du compte. Certaines données liées à l'utilisateur sont définitivement retirées de la mémoire des ordinateurs qui hébergent l'ENT, d'autres peuvent être conservées, mais dans des conditions strictement encadrées par la loi (voir l'article 1/3).

Le gros Delta et la grande bascule


Delta, fonction mathématiqueLes informaticiens ont emprunté aux mathématiciens l'usage de la lettre grecque Delta pour désigner une différence, une variation. Chez Lilie, on ne s'intéresse pas aux deltas des variables ou des fonctions mais aux Deltas de l'annuaire, c'est-à-dire aux modifications des comptes utilisateurs entre deux synchronisations, quotidiennes rappelons-le, de l'annuaire ENT avec l'annuaire fédérateur du rectorat.

Le compte dans tous ses états

Récapitulation des états possibles d'un compte utilisateur dans Lilie.
 
Compte inactif
Le compte a été créé à la suite de l'importation de l'annuaire fédérateur ou par une intervention de l'administrateur mais il n'a pas encore été activé par l'utilisateur auquel il est associé.
Compte actif
L'utilisateur a été informé de l'existence du compte et un identifiant lui a été communiqué. Il a modifié son mot de passe et, dans le cas d'un utilisateur parent d'élève, il a rattaché son compte à un ou plusieurs élèves. Le compte inactif devient alors un compte activé ou actif.
Compte suspendu
Un compte actif peut être suspendu par l'administrateur. Il n'est plus accessible à l'utilisateur et ne le redeviendra que lorsque l'administrateur "suspendra la suspension".
Compte supprimé logiquement

Le compte reste actif mais tous les liens logiques avec l'annuaire sont supprimés. L'utilisateur n'a plus accès qu'à ses données personnelles.
Compte supprimé physiquement
Le compte est retiré de l'annuaire et les données personnelles de l'utilisateur sont effacées.

Au cours de l'année scolaire, les Deltas sont généralement mineurs : peu d'entrées ou sorties de l'annuaire, des changements mineurs, d'adresse ou de groupes, pour les comptes usagers déjà présents.

Mais au début du mois de juillet (c'est à-dire au moment où cet article est mis en ligne)  arrive le moment du grand chambardement, de la grande bascule qui voit se renouveler un quart des utilisateurs et les données de scolarité de tous les autres.

Pour l'annuaire, il s'agit du plus gros Delta de l'année.

Cet événement ne pose pas de problème particulier pour les comptes des nouveaux usagers, ceux qui arrivent.

Il en pose davantage pour les utilisateurs qui restent membres de la communauté éducative car leurs groupes d'appartenance sont tous modifiés.

Les difficultés les plus sérieuses concernent les utilisateurs qui quittent l'établissement définitivement. Leurs comptes seront supprimés mais les données qu'ils ont produites dans l'ENT tout au long de leur "vie active" vont faire l'objet d'un traitement différencié selon les services.

 

L'exemple ci-dessous n'est donné qu'à titre indicatif.
Il ne décrit pas la procédure qui sera mise en place à l'occasion des prochaines rentrées scolaires.

L'exemple du forum

La procédure de changement d'année doit être automatisée le plus possible afin d'épargner aux administrateurs d'avoir à décider eux-mêmes du sort des données qui sont rattachées aux utilisateurs supprimés. La question ne se pose que pour les données personnelles dont le sort est encadré par la loi. Selon le profil des comptes et la nature des services, toutes sortes d'aménagements peuvent être envisagés.

Forum d'élèves

Tous les forums, heureusement, ne sont pas virtuels...

Que faire par exemple d'un forum créé par un enseignant au moment où celui-ci quitte l'établissement ? Il serait dommage de supprimer le forum avec tous les messages de ceux qui ont y contribué et dont certains restent dans l'établissement.

Mais si le forum est maintenu, qui doit en devenir le propriétaire-administrateur ? Une solution consisterait à nommer un successeur de façon automatique ou à demander à l'administrateur de s'en charger. Ce n'est pas la solution retenue. Elle présente trop d'inconvénients. La meilleure solution consiste à demander à l'enseignant administrateur du forum de désigner lui-même son successeur en profitant de la période de trois mois, après sa suppression logique, pendant laquelle son compte restera actif.

Par ailleurs, tous les messages rédigés dans les forums par des utilisateurs qui quittent l'établissement seront conservés. S'ils étaient retirés en effet, le forum deviendrait incompréhensible : des questions sans réponses, des réponses à des questions disparues, des conversations mitées. Il a donc été décidé que les noms des contributeurs supprimés seraient remplacés par la simple mention de leur ancien profil. On ne saura plus qui a posé la question sur le forum mais on saura qu'elle l'a été par un élève ou par un professeur. La même règle s'appliquera aux blogs ou aux actualités.

The endAinsi, la continuité lors du changement d'année serait-elle assurée pour les services collaboratif tels que les blogs ou les forums.

Les contributions des utilisateurs devenus inactifs survivront dans l'ENT après le clap de fin. Cela permettra à ceux qui restent de poursuivre leur activité tout en respectant les droits légitimes à l'oubli de ceux qui ne seront plus là pour y participer.

 

 

Merci à Yohann Brévard (Logica) pour ses relectures attentives.